Meskipun kita sering mendengar banyak pembicaraan tentang “kantor tanpa kertas” untuk sementara waktu yang sekarang ini, kita mungkin saja tidak melihatnya dalam beberapa tahun ke depan. Karena masih ada kebutuhan dalam bisnis untuk data yang berbentuk “tidak digital” dan terdokumentasi serta salinan informasi yang di butuhkan, Misalnya seperti surat resmi, meskipun penggunaan surat elektronik sudah banyak digunakan, surat yang diketik dan di cetak di kertas masih banyak digunakan. Jadi sebelum kamu mulai berbelanja printer untuk kantor mu, tentukan dulu kebutuhan percetakan di kantor kamu. Pertimbangkan lah pertanyaan-pertanyaan berikut dibawah ini:
Apakah kantor kamu membutuhkan proses pencetakan dalam sejumlah yang besar?
Apakah kantor kamu mempunyai bagian dari jaringan?
Apakah kamu memiliki kebutuhan mendesak untuk reproduksi warna?
Kantor kecil dengan kebutuhan pencetakan yang tidak begitu banyak (dan kebutuhan pemindaian atau faks sesekali) dapat beralih dari printer multifungsi hingga bisnis mulai berkembang. Mesin ini tidak mahal dan dapat memberikan kualitas yang memadai, tetapi tidak dapat menangani beban pencetakan yang berat.
Untuk kantor yang memproduksi sejumlah besar bahan cetak setiap hari, pertimbangkan printer “desktop”, yang biasanya merupakan printer laser tahan lama dengan komponen plastik lebih sedikit daripada MFP murah. Meskipun perangkat ini lebih mahal di pembelian, kartrid tinta yang kamu gunakan bertahan lebih lama daripada kartrid printer mahal sehingga printer yang lebih murah cepat habis. Jika percetakan kantor kamu jarang atau tidak menggunakan warna sama sekali, kamu dapat membeli printer desktop laser monokrom yang bagus yang dapat mencetak sekitar seribu halaman dengan satu kartrid.
Saat berbelanja untuk membeli printer laser, pastikan untuk mempertimbangkan masalah persediaan kertas didalam printer, karena kamu tidak ingin terlalu sering memasukkan kertas kedalam printer. Untuk ukuran yang konsisten, kamu menginginkan baki kertas yang menangani 250 lembar atau lebih, atau mungkin dua baki, satu untuk kop surat dan satu untuk kertas ukuran legal. Juga, pertimbangkan memori printer kamu. Lebih banyak memori akan memungkinkan kamu menjalankan dokumen dan grafik yang lebih besar dengan lebih mudah.
Jika printer kamu akan menjadi bagian dari jaringan, kamu memerlukan printer yang dapat menangani input dari banyak komputer yang berbeda. Untuk kantor kecil, sebagian besar printer siap menangani kebutuhan jaringan yang sederhana. Untuk kantor besar, kamu pasti ingin memiliki printer laser jaringan yang dapat memenuhi kebutuhan banyak orang di dalam kantor. Printer untuk kantor semacam itu biasanya dapat terhubung ke jaringan area lokal (LAN). Printer jaringan dapat menangani berbagai jenis kertas dan biasanya akan mencetak 15-30 halaman per menit. Printer ini dirancang untuk menahan penggunaan tambahan dan biasanya berharga Rp.20 Jutaan atau lebih. Periksa juga kedalaman baki printer untuk memastikan printer tersebut dapat menampung persediaan kertas yang diperlukan untuk menggunakan jaringan.
Jika kamu memiliki kebutuhan pencetakan warna yang besar untuk presentasi dan materi promosi, kamu harus mempertimbangkan untuk memiliki printer warna khusus. Ini akan memungkinkan kamu untuk mencetak bahan warna berkualitas tinggi pada saat yang sama saat kamu mencetak lebih banyak dokumen standar pada printer kamu yang lain.
Jika kamu memiliki kebutuhan tetap akan mencetak foto berwarna, kamu akan memerlukan kartrid foto, yang dapat bekerja paling efektif dengan kertas foto kilap tinggi. kamu mungkin juga harus mempertimbangkan printer inkjet warna. Sementara printer inkjet menjadi kurang populer dengan munculnya printer laser warna berkualitas tinggi, mereka masih memberikan salinan warna yang sangat baik (lebih lambat dari printer laser) dengan harga awal yang lebih murah. Seiring waktu, tinta bisa menjadi mahal. Namun, jika kamu membandingkan kualitasnya dan menemukan bahwa kualitas yang lebih tinggi sepadan dengan kebutuhan pencetakan warna kamu, printer inkjet dapat berfungsi sebagai printer kedua, dan kamu dapat menggunakan printer laser untuk mencetak dokumen standar saja.
Untuk panduan lengkap tentang cara memilih printer terbaik untuk kebutuhan bisnis kamu ini, pastikan untuk membaca panduan memilih Printer Kantor yang tepat untuk kamu gunakan dengan seksama.